和田哲哉 -LowPowerStation-

ステーショナリープログラムと信頼文具舗を運営している和田哲哉のブログです。

自炊しない人のスキャンスナップ iX500(2)

第2回目です。 タイトルの「自炊しない人の」って結局、 本来のScanSnapの使い方なんですけど まあ、ひとつ、よろしくお願いします。

ペーパーレスと言われても依然、紙の文書は存在していて 100の紙が30まで減ったとしたら その30は(さすがに残るだけあって)重要書類です。

選ばれし重要書類を気持ちよく ハンドリング&ファイリングしたい。 そういう観点から、関連する設備や用品は できるだけ良いものを使っています。

私がScanSnapを使う場面は、 一見古くさい「儀式」においてのことです。 書類を一度プリンタで出力し、社印等をおしてからスキャンします。 先方に原紙を送る前にPDFで記載事項の確認をしてもらう作業です。 お客様の多くが指定書式での書類をご希望のため、この手順が じつは一番効率の良い方法です。

ScanSnapを使う頻度は1日に数回程度です。多くても10回。 でも使う時にはサッと「よどみなくこなしたい」ので 事務所での設置場所は大切なポイントになります。

iX500は見た目は黒くてゴロンと大きい感じですが 安定した設置を確保できる「ゴム足位置」での設置領域は 260mm × 110mm と小さい。 (とりわけ奥行き方向の110mmには注目です。)

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ウチの事務所のデスクでは現在、 MacBookが2台稼働していて目の前はいっぱい。 両サイドはファクスや書類スタンドが占有しています。

そこでサイドテーブルの一番手前かつ角地にiX500を設置。 サイドテーブルの最小面積だけ使おうという考えです。 当然、トレーを開くと空中に突き出ます。

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結果、自分に一番近いところにScanSnapが来ました。 これならば左腕を伸ばした半径の中にiX500が収まります。

日々発生する書類には

1:スキャンしなければいけない書類 2:スキャンするかしないか判断の余地がある書類 3:スキャンしなくてもいい書類

の3つがあって、じつは2番の判断が一番難しい。 この場合、自身があらかじめ決めておく 「ファイリングのガイドライン」に沿うことになります。

しかし、2番のうち「スキャンしたいけど面倒だからしない」 という事態は避けなければなりません。 できれば席を立たず、手の届く範囲にiX500がある。 パッとトレイを出してサッとスキャンできる環境づくりから まずは手始めに、と思います。